الخميس، 22 مارس، 2012

الارشيف الالكتروني

مقدمة
تنظيم الأرشيف الورقي/الإلكتروني
دورة الأرشفة الإلكترونية
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية
برامج الأرشفة الإلكترونية العربية
خاتمة
الحفظ الإلكتروني

الأرشيف: ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة وذاكرة الإدارة معاً وهو في وضعيته المعاصرة يتقاطع مع المفهوم الذي التصق بالأرشيف في الماضي وبالقائمين عليه حيث أصبح يمثل اليوم العنصر الأساسي في الإدارة وأعتبر أن الأرشيف هو اللبنة الأولى التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.
الأرشفة الإلكترونية: يطلق عليها كذلك الأرشفة الآلية، نظم إدارة الوثائق
وهي إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثيرة لإسترجاعها والإطلاع عليها وتداولها إلكترونياً بسهولة.
يتيح نظام الارشفة الالكترونية أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونية مما يسمح باستغلال الاماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية واستخدامها لأمور حيوية اخرى ولزيادة فاعلية أنظمة الأرشفة الإلكترونية إمكانية تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة وإمكانية توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام.
نظام الأرشفة الإلكترونية
متطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني
الأجهزة والالآت
Hardware:
مثل الماسحات الضوئية، الحاسب الآلي، الطابعات والخوادم.
البرامج
Software:
مثل نظام بايت كويست
ByteQuest
ونظام إي دوكس
eDoX.
البرامج المساعدة: مثل برنامج
Wise Image
يستخدم لتنظيف الوثائق على النقط السوداء أو الإنحناءات وبرنامج
View Rx View
يساعد على عرض ومشاهدة 300 نوع من الملفات.
دورة الأرشفة الإلكترونية
الإنشاء
الإجراءات
الفنية
الحفظ
التزويد
وتدفق المعلومات
الإتاحة
(الاسترجاع)
التخزين
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية – 1-
التعامل مع قواعد البيانات
دعم تقنية الشبكات
الدعم الفني الجيد بعد التركيب
يفي باحتياجات المؤسسة
سهل الاستخدام
لا يحتاج لكثير من التدريب
دعم اللغة العربية
دعم الدخول عن بعد للنظام
تصدير البيانات
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية – 2 -
دعم البروتوكولات العالمية المشهورة
دعم خاصية مراحل سير العمل
التكامل والاندماج مع نظم أخرى
قدرة على حماية الوثائق
قدرة على تقديم التقارير
يتضمن محرك بحث قوي يدعم البحث بجميع الحقول
دعم البريد الإلكتروني
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية – 3 -
التعامل مع جميع أنواع الملفات
يدعم حفظ الفاكسات الواردة
سهل التطوير والتحديث
يدعم برامج الصور والرسومات
حفظ والتقاط جميع المقاسات
دعم أرشفة الوسائط الأخرى
دعم خاصية التحويل من ميكروفيلم إلى رقمي والعكس كذلك
دعم استرجاع البيانات التالفة
البحث الهيكلي
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية – 4 -
دعم أكبر عدد من وسائط الحفظ
يكون مزودا بدليل مرجعي مفصل
يدعم المسح الضوئي
عدد أكبر من ملقم الورق
يدعم امتداد الملفات المتنوعة
الدخول المتعدد لأكثر من مستخدم في وقت متزامن
بعض نظم الأرشفة الإلكترونية العربية والمعربة
نظام eDoX
يعتبر نظام إيدوكس نظام كامل لإدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها
صمم هذا النظام للمنظمات الصغيرة والمتوسطة.
يستخدم نظام إيدوكس واجهة تعامل سهلة
يظهر المعلومات في شكل شجرة بحيث يسهل قراءتها للمستخدم
يعتبر هذا النظام قليل التكلفة ويحتاج المستخدم لتدريب بسيط لإستخدام النظام.
يستطيع المستخدم تحميل وتنصيب البرنامج بكل سهولة ومن ثم إدارته.
يستطيع النظام التعامل مع المستندات باللغتين الإنجليزية والعربية
برنامج DocuWare
معلومات حول الارشفة الالكترونيه DocuWare
تأسست الشركة الالمانيه عام 1988 وهي رائده في مجال الحلول الالكترونية . واليوم اصبحت الشركة تتصدر قائمة شركات المتخصصة بالبرمجيات لتطبيقها نظام الارشفة الالكترونية في اكثر من 5,500 منشأة لأكثر من مائة الف مستخدم على مستوى 50 بلدأ.
يعتبر المنتج احد الحلول في حفظ وأرشفة الوثائق الكترونيا والرجوع اليها في اي وقت و زمان ، وأيضا النظام متوافق مع جميع انظمة التشغيل المستعمله.
تقوم شركة نتويز العربية
Netways
بعملية تعريب البرنامج ومقرها في بيروت ولها عدة فروع في دول الخليج
شركة النهل وأنظمة الأرشفة الإلكترونية
حلول إدارة الوثائق و المستندات EDMS
ECM
هي جزء من حلول ادارة المحتويات
(Enterprise Content Management).
عبارة عن التقنيات والأدوات و الطرق التى تستخدم لتصوير والتقاط وإدارة و تخزين و حفظ واسترجاع و توصيل جميع المحتويات و الوثائق داخل المؤسسة.
و إستراتيجية ادوات
EDMS
هى توفير سهوله وصول الإدارة لأى مستند او معلومة فى المؤسسة بغض النظر عن مكان تواجد تلك المعلومة او المستند أو المصطلحات المستخدمة من قبل المستخدم لها. وهناك مسميات مختلفة لنظم توحيد و ادارة الوثائق ومن ضمنها المخازن الرقمية للوثائق، الارشفة الالكترونية ونظام إدارة المحتويات وغيرها .
لها القدرة على ادارة جميع المحتويات التقليديه (مثل الصور و المستندات المكتبية والرسوميات ، وجميع المطبوعات والإشكال الميكروفلمية) بالإضافة الى المحتويات الرقمية مثل ( محتويات مواقع الانترنت، البريد الإلكتروني، ملفات الفيديو والملتيميديا وغيرها من المستندات الرقمية والفاكسات ) ومن خلال دورة حياة تلك المحتويات و الوثائق يسهل عملية تعريفها و تصنيفها وتخزينها واسترجاعها .
موقع دكيووير : http://www.docuware.com

ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق