الخميس، 22 مارس 2012

الارشيف الالكتروني

الأرشيف الإلكتروني

هو نظام لتخزين المستندات كوحدة متكاملة ومترابطة واستخدامها بطريقة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته...

تم استخدام تكنولوجيا الحاسب الآلي لتكوين هذا النظام الأرشيفي لحفظ المستندات الورقية والالكترونية ،والذي يهدف إلى تقليل الكثير من الجهد والوقت وتسهيل عمليات التخزين والبحث والاسترجاع للبيانات.

هذا وقد تم تطوير وتحديث هذه البرامج لكي يخدم الوضع الحالي والمستقبلي ، حيث يمتاز نظام حفظ الملفات الآلي المتكامل باستخدام أحدث ألأجهزة وآلات المسح الضوئي والتصوير ، ونظام الأرشفة الإلكتروني وقاعدة البيانات المركزية، مما يسهل على الشركات والمؤسسات على اختلاف أحجامها وأنشطتها إدخال وتخزين واسترجاع وطبع المعلومات سواء السمعية أو البصرية والوثائق المصورة والنصوص التقليدية بسرعة هائلة وبسهولة تامة وربطها بشبكة اتصالات متكاملة توفيرا للوقت والجهد والمال .

ممـيزات نظـام الأرشيف الألكتروني:

- السرية التامة:حيث تحدد صلاحيات كل موظف عن نوعية الوثائق والمعلومات التي يسمح له بالإطلاع عليها .

- السهولة التامة في عمليات البحث والاسترجاع لأي ملف :بغض النظر عن مكان وجوده أو تاريخه و بغض النظر عن الفترة الزمنية سواء كانت مخزنة حديثا أو قبل عشرات السنين .ذلك نظرا لتعدد طرق البحث والاسترجاع، فقد يستخدم لذلك موضوع الرسالة ، أو رقم الرسالة ، أو تاريخ الرسالة أو حتى عدم معرفة أي معلومات عن الرسالة المراد البحث عنها .

- إمكانية استرجاع نفس الوثيقة من قبل العديد من الأشخاص في نفس الوقت .

- السرعة الكبيرة في عملية تبادل المعلومات بين المكاتب ونقاط الاتصال المختلفة.

- السهولة المتناهية في عملية استخدام النظام.

- البرامج تعمل تحت نظام النوافذ وباللغة العربية مما يجعل استخدام النظام والتدريب عليه سهل جدا ولن يحتاج إلى وقت طويل في عملية التدريب.

- يمكن للنظام التعامل مع وسائل تخزينية ذات قدرات عالية لاستيعاب مئات الآلاف من الوثائق.

الارشيف الالكتروني

مقدمة
تنظيم الأرشيف الورقي/الإلكتروني
دورة الأرشفة الإلكترونية
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية
برامج الأرشفة الإلكترونية العربية
خاتمة
الحفظ الإلكتروني

الأرشيف: ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة وذاكرة الإدارة معاً وهو في وضعيته المعاصرة يتقاطع مع المفهوم الذي التصق بالأرشيف في الماضي وبالقائمين عليه حيث أصبح يمثل اليوم العنصر الأساسي في الإدارة وأعتبر أن الأرشيف هو اللبنة الأولى التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.
الأرشفة الإلكترونية: يطلق عليها كذلك الأرشفة الآلية، نظم إدارة الوثائق
وهي إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثيرة لإسترجاعها والإطلاع عليها وتداولها إلكترونياً بسهولة.
يتيح نظام الارشفة الالكترونية أرشفة الوثائق والاحتفاظ بها على شكل ملفات الكترونية مما يسمح باستغلال الاماكن المخصصة لحفظ الوثائق الورقية واستخدامها لأمور حيوية اخرى ولزيادة فاعلية أنظمة الأرشفة الإلكترونية إمكانية تطبيقها على مستوى الشبكة الداخلية في الإدارة وإمكانية توسيعها في المستقبل دون أي عائق بحيث يمكن لكل مستخدم استعراض الوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام.
نظام الأرشفة الإلكترونية
متطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني
الأجهزة والالآت
Hardware:
مثل الماسحات الضوئية، الحاسب الآلي، الطابعات والخوادم.
البرامج
Software:
مثل نظام بايت كويست
ByteQuest
ونظام إي دوكس
eDoX.
البرامج المساعدة: مثل برنامج
Wise Image
يستخدم لتنظيف الوثائق على النقط السوداء أو الإنحناءات وبرنامج
View Rx View
يساعد على عرض ومشاهدة 300 نوع من الملفات.
دورة الأرشفة الإلكترونية
الإنشاء
الإجراءات
الفنية
الحفظ
التزويد
وتدفق المعلومات
الإتاحة
(الاسترجاع)
التخزين
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية – 1-
التعامل مع قواعد البيانات
دعم تقنية الشبكات
الدعم الفني الجيد بعد التركيب
يفي باحتياجات المؤسسة
سهل الاستخدام
لا يحتاج لكثير من التدريب
دعم اللغة العربية
دعم الدخول عن بعد للنظام
تصدير البيانات
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية – 2 -
دعم البروتوكولات العالمية المشهورة
دعم خاصية مراحل سير العمل
التكامل والاندماج مع نظم أخرى
قدرة على حماية الوثائق
قدرة على تقديم التقارير
يتضمن محرك بحث قوي يدعم البحث بجميع الحقول
دعم البريد الإلكتروني
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية – 3 -
التعامل مع جميع أنواع الملفات
يدعم حفظ الفاكسات الواردة
سهل التطوير والتحديث
يدعم برامج الصور والرسومات
حفظ والتقاط جميع المقاسات
دعم أرشفة الوسائط الأخرى
دعم خاصية التحويل من ميكروفيلم إلى رقمي والعكس كذلك
دعم استرجاع البيانات التالفة
البحث الهيكلي
خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية – 4 -
دعم أكبر عدد من وسائط الحفظ
يكون مزودا بدليل مرجعي مفصل
يدعم المسح الضوئي
عدد أكبر من ملقم الورق
يدعم امتداد الملفات المتنوعة
الدخول المتعدد لأكثر من مستخدم في وقت متزامن
بعض نظم الأرشفة الإلكترونية العربية والمعربة
نظام eDoX
يعتبر نظام إيدوكس نظام كامل لإدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها
صمم هذا النظام للمنظمات الصغيرة والمتوسطة.
يستخدم نظام إيدوكس واجهة تعامل سهلة
يظهر المعلومات في شكل شجرة بحيث يسهل قراءتها للمستخدم
يعتبر هذا النظام قليل التكلفة ويحتاج المستخدم لتدريب بسيط لإستخدام النظام.
يستطيع المستخدم تحميل وتنصيب البرنامج بكل سهولة ومن ثم إدارته.
يستطيع النظام التعامل مع المستندات باللغتين الإنجليزية والعربية
برنامج DocuWare
معلومات حول الارشفة الالكترونيه DocuWare
تأسست الشركة الالمانيه عام 1988 وهي رائده في مجال الحلول الالكترونية . واليوم اصبحت الشركة تتصدر قائمة شركات المتخصصة بالبرمجيات لتطبيقها نظام الارشفة الالكترونية في اكثر من 5,500 منشأة لأكثر من مائة الف مستخدم على مستوى 50 بلدأ.
يعتبر المنتج احد الحلول في حفظ وأرشفة الوثائق الكترونيا والرجوع اليها في اي وقت و زمان ، وأيضا النظام متوافق مع جميع انظمة التشغيل المستعمله.
تقوم شركة نتويز العربية
Netways
بعملية تعريب البرنامج ومقرها في بيروت ولها عدة فروع في دول الخليج
شركة النهل وأنظمة الأرشفة الإلكترونية
حلول إدارة الوثائق و المستندات EDMS
ECM
هي جزء من حلول ادارة المحتويات
(Enterprise Content Management).
عبارة عن التقنيات والأدوات و الطرق التى تستخدم لتصوير والتقاط وإدارة و تخزين و حفظ واسترجاع و توصيل جميع المحتويات و الوثائق داخل المؤسسة.
و إستراتيجية ادوات
EDMS
هى توفير سهوله وصول الإدارة لأى مستند او معلومة فى المؤسسة بغض النظر عن مكان تواجد تلك المعلومة او المستند أو المصطلحات المستخدمة من قبل المستخدم لها. وهناك مسميات مختلفة لنظم توحيد و ادارة الوثائق ومن ضمنها المخازن الرقمية للوثائق، الارشفة الالكترونية ونظام إدارة المحتويات وغيرها .
لها القدرة على ادارة جميع المحتويات التقليديه (مثل الصور و المستندات المكتبية والرسوميات ، وجميع المطبوعات والإشكال الميكروفلمية) بالإضافة الى المحتويات الرقمية مثل ( محتويات مواقع الانترنت، البريد الإلكتروني، ملفات الفيديو والملتيميديا وغيرها من المستندات الرقمية والفاكسات ) ومن خلال دورة حياة تلك المحتويات و الوثائق يسهل عملية تعريفها و تصنيفها وتخزينها واسترجاعها .
موقع دكيووير : http://www.docuware.com

المكتبات الافتراضية

كثيرا ما نسمع عن موضوع المكتبة الإفتراضية، أحببت أن أعطي معلمات بسيطه عها
المكتبة الافتراضية
أما المكتبات الافتراضية virtual libraries ، فلا توجد سوى في الحيز الافتراضي virtual space ، وهو الفضاء المعلوماتي Cybercpase . ويرى حشمت قاسم (12) أنه لا يوجد ما يناظر المكتبات الافتراضية في المكتبات التقليدية، فالمكتبة الافتراضية تتجاوز الحدود المكانية و الجغرافية فضلا عن قدرتها على الجمع بين أكثر من فئة وظيفية واحدة للمكتبات يجمعها هدف مشترك.

كما يرى المعجم العنكبوتي "أودليس" ODLIS (4) ، أن المكتبة الافتراضية هي مكتبة بلا جدران library without walls ، حيث أن مجموعاتها لا توجد على مواد ورقية أو فيلمية، أو أي شكل آخر ملموس ومتاح في موقع مادي physical location ، لكنها متاحة بصورة إلكترونية في شكل رقمي ويتم الوصول إليها عبر شبكات الحاسبات.
ودافع المعجم إلى ذلك التعريف، هو أن مصطلح افتراضي virtual ، المقتبس من "الحقيقة الافتراضية" "virtual reality" ، يوحي بأن تجربة experience استخدام مثل هذا النوع من المكتبات ليس هو نفسه الشيء الحقيقي is not the same as the "real" thing . وبينما تعد التجربة ذات الصلة بالقراءة أو تصفح الوثائق على شاشات الحاسبات مختلفة في الحقيقة من حيث الكيف qualitatively عن قراءة نفس الوثيقة في شكلها المطبوع، إلا أنه ينبغي التأكيد على أن محتوى المعلومات هو نفسه بقطع النظر عن شكل المادةthe content information is the same regardless of format .

ويرى البعض (16، 17، 18) أن المكتبات الافتراضية هي تلك الأدوات النسقية المتاحة على الشبكة العنكبوتية، والتي تقوم بتوفير مصادر معلومات مصنفة وفقا لمجموعة من التقسيمات الموضوعية، وعادة ما تكون هذه المصادر قد تم تقييمها ومراجعة محتوياتها من قبل مجموعة من المكتبيين والخبراء المتخصصين موضوعيًا (19). أي أنها محض روابط فائقة hyper links إلى مصادر أخرى متاحة على العنكبوتية، ومن ثم فإن الخدمة التي تقدمها هي في الأساس خدمة توجيهية أو إرشادية. وباختصار فإن هذا النوع من المكتبات يرتبط بالنادل المتاح عليه وجودًا وعدمًا ، أي أنه متاح مادام النادل موجودا، فإذا أُغلق النادل ذهبت المكتبة ولم تعد. وكما يفيد البعض (20)، فإن المكتبة هنا لا توفر مجموعة من المجموعات والخدمات بشكلها التقليدي، وإنما مجرد وصول إلى المجموعات access to that collection المتاحة على الشبكة.

ويفيد كولر (16) بأن المكتبات الافتراضية هي مجموعة من مصادر المعلومات الموسوعية والموزعة، وكقاعدة عامة فإن الجامعات المختلفة ترعى مثل هذه المجموعات من الوثائق العنكبوتية ذات الجودة والموثوقية. ولعل هذا هو ما أفاد به هلفي رولا (21)، مطور المكتبة الافتراضية للإحصاء Virtual Library of Statistics، من أن المكتبة الافتراضية هي مجموعة من الروابط المنظمة في موضوع معين أو وفقـًا لتصنيف محدد. وعلى ذلك فإن هدف تلك المكتبة المذكورة هو بناء بوابة موضوعية توفر مصادر الإنترنت للمستفيدين؛ هذا مما يحسن إمكانات الخدمة الذاتية للمستفيدين، ومن ثم يخفف الضغط عن مكتب خدمات المعلومات بالمكتبة.

وثمة مدى واسع من المصطلحات الدالة على هذا المفهوم (19، 22) مثل: الأدلة Directories، و الأدلة الموضوعية Subject directories ، والأدلة الإلكترونية Cyberguides ، وأدلة المواد المنتقاة Clearinghouses ، و فهارس مصادر الإنترنت Internet Resources Catalogues ، والبوابات or Portals Gateways ، و بوابات المعلومات Information gateways، و البوابات الموضوعية Subject Gateways ، … إلخ ؛ إلا أن مصطلح المكتبات الافتراضية هو أسبق هذه المصطلحات إلى الظهور على الشبكة. كما أن هناك كثيرًا من نماذج هذا النمط من المكتبات المتاح على العنكبوتية اليوم




وهكذا يمكن القول إن كل من المكتبات الرقمية والإلكترونية تشتمل على مصادر معلومات مادية محسوسة، كما أنها توجد من الأصل في مكان مادي محسوس؛ ويمكن لكلاهما أن يُتاح على شبكة داخلية لمجموعة محدودة من المستفيدين، كما يمكن أن يُتاح للعموم عبر الشبكة واسعة المدى. أما المكتبة الافتراضية فلا تشتمل على مصادر معلومات مادية محسوسة، كما أنها لا توجد من الأصل في مكان مادي محسوس. وعلى هذا فإن المكتبة الإلكترونية يمكن أن تكون أحد أقسام أو روابط المكتبة الافتراضية، لكنها لا تكون جزءًا من المكتبة الرقمية، لأن الأولى أشمل من الأخيرة. بينما يمكن للمكتبة الرقمية أن تكون أحد مكونات المكتبة الإلكترونية، كما أنها يمكن أن تكون أحد الروابط الفائقة المتاحة على إحدى المكتبات الافتراضية. كما أن المكتبة الافتراضية بدورها يمكن أن تمثل ببساطة أحد أقسام المكتبة الإلكترونية أو الرقمية.



المصدر:مفاهيم أساسية في المكتبات الرقمية د. عبدالرحمن فراج
http://www.informatics.gov.sa/magazi...icle&artid=101